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关于印发《温州市慈善总会义工数据库运作规程(试行)》的通知

温州市慈善总会义工分会、各县(市、区)慈善总会、各义工组织:

  为加快完善“温州市慈善总会义工数据库”的建设,快捷、方便、全面、有效地发挥义工数据库的功能作用,由温州市慈善总会与温州微公益网络平台建立的义工数据库,根据一年多来运作的实际情况,制定《温州市慈善总会义工数据库运作规程(试行)》。现印发给你们,请认真组织实施。

  附件:温州市慈善总会义工数据库运作规程(试行)

  温州市慈善总会

  2018年9月11日

 

  附件

  温州市慈善总会义工数据库运作规程

  (试行)

  为规范义工行为,保障义工权益,方便、快捷地反映义工面貌和服务动态,精准记录义工时间,实施义工服务信息化管理,推进我市慈善义工事业加快发展,由温州市慈善总会联合温州市微公益发展促进会,在温州微公益网站建立《微公益·义工数据库》(以下简称“义工数据库”)。为保障义工数据库安全、有序地运作,充分发挥信息发布快捷、动态掌握方便、数据存档准确的作用,特制定如下规程:

  一、数据库功能

  依托温州微公益网络平台,建立温州市慈善总会义工数据库,实施义工注册录入,建立义工基本情况登记档案;实施义工服务活动“网上签到”,建立“义工时间银行”;实施义工服务动态管理,建立义工服务活动记录展示栏。加快实现义工管理规范化、制度化、专业化、常态化。

  二、项目内容

  (一)义工队伍入驻

  温州市所有经慈善总会登记的义工队伍,均可自愿报名入驻温州市慈善总会义工数据库。以市慈善总会义工分会和各个县(市、区)慈善总会义工队伍按序录入为轨道,进行整理和归类,形成集聚型的义工队伍展示平台。

  (二)义工活动发布

  入驻数据库的义工队伍,每次组织义工服务活动,均可在数据库平台实时发布活动通知。活动通知发布后,本队队员以及其他义工队队员、社会爱心人士均可通过手机操作进入该平台窗口报名签到参与到活动中去。

  (三)义工服务计时

  所有经数据库报名签到参加服务活动的义工,其每次服务时间、每年累计服务时间将通过平台“义工时间银行”进行记录入档。

  (四)义工队伍管理

  在数据库建立义工队伍、义工队员基本情况档案,全面快速反映义工面貌。内容包括:

  1.义工队伍基本情况登记

  2.义工队员基本情况登记

  3.义工队伍年度活动次数、时间汇总记录(以组织年度活动次数从多到少排序排名)

  4.义工队员年度活动次数、时间汇总记录(以队为单位、以参加年度活动次数从多到少排序排名)

  5.义工队伍、队员年度奖励、惩处情况

  6.民政部门或慈善总会对义工队伍的监督情况

  7.社会各界和社会民众对义工队伍、队员反映的情况和意见。

  (五)工作台账制作

  通过数据库每次发起活动记录,年底各个队伍可登陆后台下载年度工作台账,及时、高效汇总年度工作情况。

  三、数据采集方法及分工

  义工信息数据采集,需由入驻数据库的各义工队及队员的积极参与、密切合作,在各义工队提供所需信息数据后,由微公益义工网站统一录入网络系统。数据采集方法是:

  (一)实行义工队申请加入数据库。所有经慈善总会登记的义工队,均可通过温州微公益网络平台填写队伍基本信息,加入至数据库开展服务计时,拥有独立队伍后台管理系统;

  (二)实行义工个人注册录入数据库。由各义工队组织队内义工参与注册,根据是否选择队伍的区别,主要分为正式义工和实习义工两种形式,正式义工记录的活动服务时间将作为优秀义工、星级义工等荣誉评选的主要依据及义工时间证明依据;

  (三)建立“网上签到”和“义工时间银行”。由义工队在义工服务数据窗口发出开展活动通知,由义工队员通过本人手机操作报名参加,并在活动中进行签到、签退,数据窗口即时记录参加人数和队员姓名及参加时间及退出时间;

  (四)建立义工队和义工队员基本情况登记档案。各个慈善总会、义工队、义工队员均可通过手机和电脑后台实时查询基本数据,根据权限的不同,查看内容也有所限制。

  四、运作团队分工和服务宗旨

  (一)营运团队

  由温州微公益网络平台提供数据库技术营运团队,负责日常技术操作数据记录以及平台的维护。

  由市慈善总会及各县(市、区)慈善总会负责支持和监督营运,由各个义工队队长协同参与数据库建设工作,及时提供基本数据情况及材料,及时反映营运中的问题,配合做好信息数据提供和营运管理工作。

  (二)义工队伍的后台账号作用

  义工队伍入驻数据库后,生成一个电脑后台账号和手机后台账号,该账号的作用是:

  1.义工队队长可以导出队员所有资料信息,以及服务时间总数,掌握本队状况;

  2.对已发起的活动可以进行基本人数、时间的修改调整;

  3.在队员列表内可以审核新申请加入的成员;

  4.可针对特殊情况申请义工队员补时;

  5.可导出队伍工作台账。

  后台网址:www.wgywsy.com/m.php(也可以在温州微公益平台查找“领队管理”进入管理页面)

  (三)服务宗旨

  以“科学管理、精准计时”为服务宗旨,让义工数据库成为所有义工队和所有义工队员最贴心、最可靠的义工计时平台和义工服务驿站,让义工精神在这里得到首肯、传播和升华发光。

  五、运作管理原则和纪律

  所有入驻数据库的义工队伍应自觉遵纪守法和执行规章制度,自觉维护义工形象。共同做到以下几点:

  (一)管理原则

  1.监督原则。各慈善总会应认真监督辖区义工队伍开展服务活动的合法性和安全性,及时从数据库平台发布的义工服务活动信息中发现问题、及时督促纠正。

  2.平等原则。数据库专管人员、操作人员应对所有义工队伍平等相待、服务相待,在义工入驻、信息发布、数据管理、排名评优等方面不得发生亲疏、推诿、怠慢情况。

  3.健康原则。各义工队应提供真实、健康的信息,弘扬正能量。对虚假、不实不良的信息内容应坚决抵制、拦截、删除;对不属于本数据库规定内容不予提供登载、交流,确保内容纯真、安全。

  (二)管理纪律

  1.各义工队应学习掌握义工数据库的运作规程和各项技术流程要求,按照规程、流程操作和参与各种活动。

  2.义工队员应以“实名制”的形式导入平台,列入数据管理。

  3.义工队应认真填写发起活动信息,督促参与队员及时签到、签退。

  4.所有义工队员应真诚对待公益,不得弄虚作假,不得擅自修改或者顶替服务时间。

  (三)活动发起、签到与计时规范

  数据库发起活动类型主要有:按钮签到和扫码签到两种形式

       1.按钮签到

  (1)在活动开始前,通知队员在数据库平台进行签到,经过队长清点后,活动进入计时;

  (2)在活动过程中,如有队员迟到,发起人可以帮其在补签列表内进行签到;

  (3)活动过程中有队员请假离开,可在活动页面请假,队长批准,活动结束时给予其相应计时;

  (4)活动结束队员在微公益平台进行签退,队长清点签退人员确定后,服务计时成功,表示活动结束。

  2.扫码签到

  (1)在活动开始前,通知队员通过微信扫一扫“领队的二维码”,在活动现场,点“签到”即可开始计时;

  (2)活动结束,队员通过微信扫一扫“领队的二维码”进行签退,活动即结束。

  3.活动管理规范操作:

  (1)义工队队长、副队长拥有开展服务活动发起权限,是活动发起者。

  (2)签到、签退必须严格真实,杜绝虚假计人计时。对于未到达现场人员禁止代替签到,活动发起者不得将未到场并未签到的人员补签。

  六、奖惩管理

  (一)奖励

  1、义工队和义工队员无违法违纪和无违规操作记录的,将作为义工评星条件和年度评先表彰的依据之一。

  2.义工队全员未出现违规记录且使用良好者,将享有义工数据库平台定期“义工队风采”推送宣传一次。

  (二)惩处

  初次违规,由属地慈善总会义工部和义工数据库平台予以口头警告;

  违规超过3次,取消参加当年评定星级义工资格,以及其他评奖评优资格,并在数据库平台通报;

  违规超过5次,取消为期三个月的义工数据库中发起活动权限,并在数据库平台通报;

  违规超过10次,取消一年的活动发起权限,并在数据库平台通报和在全市慈善义工组织中通报。

  七、危机应对措施

  义工数据库采用双线服务器,打造双线数据库。针对所有义工队伍与义工队员可能出现数据丢失等一系列危机问题,以小时为单位进行数据备份,每小时进行更新,力求实现数据保存完整安全、发生丢失及时恢复、保持窗口正常运行之目标。

  八、工作要求

  1、各义工队填报情况,应严求真实准确,并按时填报。

  2、各义工队应指定一名联络员,专门负责联系和数据收集工作。

  3、本规程自2018年10月1日起试行,在运作中遇有问题,应及时向数据库窗口工作人员反映。数据窗口工作联系人:张祥,联系电话:18368729997、18906666678,邮箱:843216783@qq.com。

  温州市慈善总会义工部

  温州市微公益发展促进会

  2018年9月11日

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